Самоорганизация – волшебное слово в повседневной офисной жизни. Особенно с современными и многообещающими моделями работы, такими как совместное использование рабочего стола и коворкинг, самоорганизация является мерилом всего. Хорошая новость: самоорганизации можно научиться. Есть методы, которые даже самой хаотичной офисной рутине придают определенный порядок и структуру. Узнайте, какие советы и канцелярские товары, которые можно приобрести на сайте officea4.com.ua, подходят именно вам и могут быть реализованы.
Почему важна самоорганизация?
Это бесконечный цикл: если вы работаете бессистемно, вы не сможете эффективно использовать свое время. Если вы не используете свое время эффективно, задачи будут дублироваться, а рабочий день либо слишком короток, либо его придется без необходимости продлевать вечером. Если задачи накапливаются и вы проводите слишком много времени за рабочим столом, это приводит к стрессу. А стресс приводит к неструктурированной работе.
Здесь в игру вступают самоорганизация и тайм-менеджмент. Они помогут вам вырваться из напряженной рабочей рутины и направить рабочий день в правильное русло, используя всего несколько советов и приемов. Вот увидите, это в корне улучшит и вашу работу, и личную жизнь.
- Экономия времени. Разумное управление временем, порядок и структура помогают выполнять задачи вовремя и, таким образом, иметь его больше для выполнения различных дел.
- Снижение стресса. Если вы всегда откладываете определенные задачи, это может привести к перегрузке. Гора незавершенных дел продолжает расти, и вы подвергаете себя давлению. Самоорганизация может предотвратить это.
- Растущий успех. Благодаря структурированной и осмысленной работе за один рабочий день можно сделать гораздо больше, чем ожидалось, и с более высоким качеством. И это не остается незамеченным. Заказчики, начальство, коллеги, все они будут приятно удивлены и вознаградят вас за то, чего вы достигли.
10 приемов для лучшей самоорганизации на рабочем месте
Следующий список призван помочь вам постепенно перейти к эффективному управлению временем. Привнесите структуру и порядок в свой рабочий день, используя различные методы самоорганизации. Рано или поздно они упростят и улучшат вашу трудовую деятельность.
-
Сделайте обзор и отделите важное от несущественного
Мне действительно нужно все, что у меня завалялось на работе, или можно расстаться с некоторыми вещами? Какие задачи мне еще предстоит выполнить, а какие уже выполнены? Как я могу отслеживать это в будущем?
Прочь все продублированное или бракованное. Если вы не готовы избавиться от вещей сразу, поместите их в коробку с надписью «Выбросить, если они не будут использованы до – даты-».
Архивируйте то, что уже сделано: не оставляйте уже выполненные задачи в своем рабочем пространстве, чтобы в конечном итоге заархивировать или избавиться от них. Сделайте это прямо сейчас, оно не займет много времени и поддержит ваш рабочий стол в чистоте.
Распределите задачи в соответствии с их срочностью: вы можете использовать разные цвета, метки или числа, в зависимости от того, что вы предпочитаете. Найдите систему, которую можно применить без особых усилий.
-
Присвойте вещам фиксированное место
Как только вы избавитесь от всего, что вам не нужно, ваше рабочее пространство станет намного более организованным, чем раньше. Теперь пришло время подумать о новой системе организации и последовательно ее придерживаться. Предоставьте вещам фиксированное место, чем чаще вам что-то нужно, тем ближе это должно быть под рукой. Постоянно маркируйте и, самое главное, заведите привычку класть вещи на место. Так что впредь не будете тратить время на поиски.
-
Напишите списки и разместите их на видном месте
Записывайте задачи, встречи и сроки. Процесс письма лучше закрепляет информацию в мозгу. Списки дел могут значительно облегчить вашу повседневную работу, поскольку они обеспечивают упорядоченное выполнение задач. Таким образом удается избежать хаоса и путаницы. Если в течение дня добавляются новые задачи, вы можете использовать список дел, чтобы расположить их по порядку и не запутаться. А в конце дня, когда вы увидите этот список, полный вычеркнутых и отмеченных галочкой задач, вы отправитесь домой с чувством удовлетворения и мотивации.
-
Повышайте способность концентрироваться
Проще сказать, чем сделать. Главное, не отвлекайтесь! Независимо от того, насколько интересна история коллеги, насколько забавно видео на YouTube или насколько заманчив кофе-брейк, всегда следуйте своим мыслям и прерывайте свою текущую задачу только тогда, когда это имеет смысл. Согласно статистике, после перерыва требуется 11 минут, чтобы вернуться к своим первоначальным мыслям, время, которое можно использовать рационально, и в противном случае его не хватает в конце дня.
-
Эффективно управлять и распределять задачи
Этот совет идет рука об руку с пунктом 3: напишите список всех своих задач и подумайте о том, в каком порядке вы должны их выполнять. Особое внимание уделите эффективному тайм-менеджменту и, конечно же, любым дедлайнам. Если мелких задач не много, а есть несколько крупных, разделите их, чтобы продвигаться шаг за шагом и иметь возможность ставить галочки.
-
Создавайте графики и придерживайтесь их
Тайм-менеджмент и самоорганизация дополняют друг друга. Чтобы достичь успеха, вы должны научиться правильно управлять своим временем и придерживаться своих планов. Выясните, сколько времени вам потребуется на выполнение каждой задачи, составьте график и (важно!) не поддавайтесь искушению продлить его.
Устанавливайте сроки, будьте верны себе и научитесь придерживаться планов. Интересно, что задача обычно занимает столько времени, сколько вы тратите на ее выполнение. Если вы не установите крайний срок, то можете затратить неизмеримо много времени.
-
Установите приоритеты и цели
Ставьте перед собой рабочие цели, которых вы хотите достичь за день, неделю или месяц, и тем самым повысите свою эффективность и мотивацию. Потому что ничто так не мотивирует, как выполнение поставленной перед собой цели. Подумайте о том, чтобы давать себе небольшие награды, чтобы сделать достижение цели более привлекательным.
Расставляйте приоритеты. Так вы избежите стрессовых ситуаций из-за важных незавершенных задач, которые вы упустили из виду. Сначала делайте самое важное, даже если это не обязательно то, что вы любите делать больше всего. Не затягивайте с выполнением, так как это приведет к тому, что у вас не будет достаточно времени, чтобы сделать работу с желаемым качеством.
-
Научитесь делегировать
Если вы являетесь частью команды, и у вас есть коллеги, которые могут помочь вам в работе, воспользуйтесь этим. Научитесь просить коллег о поддержке. Делегируйте задачи, потому что вы не можете делать все самостоятельно. Оставьте дела, не относящиеся к вашей области, тем, кто знает о них больше.
-
Оптимально готовьте встречи
Совещания отнимают невероятно много времени и далеко не всегда необходимы. Тщательно подумайте, действительно ли необходима встреча с участием нескольких человек для прояснения темы. Если это так, установите общие правила, чтобы избежать ненужной траты времени. Особенно важно:
Настаивайте на пунктуальности для всех участников.
Назначайте модератора для проведения встречи.
Ограничьте выступления (например, 90 секундами), в течение которых говорящего нельзя прерывать.
-
Продемонстрируйте настойчивость
Независимо от того, насколько полезными могут быть самоконтроль и тайминг, как только вы привыкаете к определенному способу работы, очень трудно избавиться от этого и отказаться от негативного поведения. Поэтому при использовании методов самоорганизации приходится проявлять настойчивость и с легкостью справляться со случайными неудачами. Вы увидите, что в долгосрочной перспективе вы получите огромную пользу от положительных эффектов.
Вывод
С помощью представленных рекомендаций и высококачественных канцтоваров, таких как блок бумаги для заметок, вы сможете постепенно сделать офисную работу более эффективной и лучше использовать свое время. Благодаря небольшим и крупным изменениям вам удастся навести порядок, что снизит уровень стресса и повысит качество вашего труда. И это то, что, в конечном счете, имеет значение: качественная работа с минимальным дефицитом времени и беззаботная личная жизнь.