Лучшие советы по самоорганизации в офисе

Збір коштів на потреби армії України
28.01.2022

Лучшие советы по самоорганизации в офисе

Самоорганизация – волшебное слово в повседневной офисной жизни. Особенно с современными и многообещающими моделями работы, такими как совместное использование рабочего стола и коворкинг, самоорганизация является мерилом всего. Хорошая новость: самоорганизации можно научиться. Есть методы, которые даже самой хаотичной офисной рутине придают определенный порядок и структуру. Узнайте, какие советы и канцелярские товары, которые можно приобрести на сайте officea4.com.ua, подходят именно вам и могут быть реализованы.

Почему важна самоорганизация?

Это бесконечный цикл: если вы работаете бессистемно, вы не сможете эффективно использовать свое время. Если вы не используете свое время эффективно, задачи будут дублироваться, а рабочий день либо слишком короток, либо его придется без необходимости продлевать вечером. Если задачи накапливаются и вы проводите слишком много времени за рабочим столом, это приводит к стрессу. А стресс приводит к неструктурированной работе.

Здесь в игру вступают самоорганизация и тайм-менеджмент. Они помогут вам вырваться из напряженной рабочей рутины и направить рабочий день в правильное русло, используя всего несколько советов и приемов. Вот увидите, это в корне улучшит и вашу работу, и личную жизнь.

  • Экономия времени. Разумное управление временем, порядок и структура помогают выполнять задачи вовремя и, таким образом, иметь его больше для выполнения различных дел.
  • Снижение стресса. Если вы всегда откладываете определенные задачи, это может привести к перегрузке. Гора незавершенных дел продолжает расти, и вы подвергаете себя давлению. Самоорганизация может предотвратить это.
  • Растущий успех. Благодаря структурированной и осмысленной работе за один рабочий день можно сделать гораздо больше, чем ожидалось, и с более высоким качеством. И это не остается незамеченным. Заказчики, начальство, коллеги, все они будут приятно удивлены и вознаградят вас за то, чего вы достигли.

10 приемов для лучшей самоорганизации на рабочем месте

Следующий список призван помочь вам постепенно перейти к эффективному управлению временем. Привнесите структуру и порядок в свой рабочий день, используя различные методы самоорганизации. Рано или поздно они упростят и улучшат вашу трудовую деятельность.

  1. Сделайте обзор и отделите важное от несущественного

Мне действительно нужно все, что у меня завалялось на работе, или можно расстаться с некоторыми вещами? Какие задачи мне еще предстоит выполнить, а какие уже выполнены? Как я могу отслеживать это в будущем?

Прочь все продублированное или бракованное. Если вы не готовы избавиться от вещей сразу, поместите их в коробку с надписью «Выбросить, если они не будут использованы до – даты-».

Архивируйте то, что уже сделано: не оставляйте уже выполненные задачи в своем рабочем пространстве, чтобы в конечном итоге заархивировать или избавиться от них. Сделайте это прямо сейчас, оно не займет много времени и поддержит ваш рабочий стол в чистоте.

Распределите задачи в соответствии с их срочностью: вы можете использовать разные цвета, метки или числа, в зависимости от того, что вы предпочитаете. Найдите систему, которую можно применить без особых усилий.

  1. Присвойте вещам фиксированное место

Как только вы избавитесь от всего, что вам не нужно, ваше рабочее пространство станет намного более организованным, чем раньше. Теперь пришло время подумать о новой системе организации и последовательно ее придерживаться. Предоставьте вещам фиксированное место, чем чаще вам что-то нужно, тем ближе это должно быть под рукой. Постоянно маркируйте и, самое главное, заведите привычку класть вещи на место. Так что впредь не будете тратить время на поиски.

  1. Напишите списки и разместите их на видном месте

Записывайте задачи, встречи и сроки. Процесс письма лучше закрепляет информацию в мозгу. Списки дел могут значительно облегчить вашу повседневную работу, поскольку они обеспечивают упорядоченное выполнение задач. Таким образом удается избежать хаоса и путаницы. Если в течение дня добавляются новые задачи, вы можете использовать список дел, чтобы расположить их по порядку и не запутаться. А в конце дня, когда вы увидите этот список, полный вычеркнутых и отмеченных галочкой задач, вы отправитесь домой с чувством удовлетворения и мотивации.

  1. Повышайте способность концентрироваться

Проще сказать, чем сделать. Главное, не отвлекайтесь! Независимо от того, насколько интересна история коллеги, насколько забавно видео на YouTube или насколько заманчив кофе-брейк, всегда следуйте своим мыслям и прерывайте свою текущую задачу только тогда, когда это имеет смысл. Согласно статистике, после перерыва требуется 11 минут, чтобы вернуться к своим первоначальным мыслям, время, которое можно использовать рационально, и в противном случае его не хватает в конце дня.

  1. Эффективно управлять и распределять задачи

Этот совет идет рука об руку с пунктом 3: напишите список всех своих задач и подумайте о том, в каком порядке вы должны их выполнять. Особое внимание уделите эффективному тайм-менеджменту и, конечно же, любым дедлайнам. Если мелких задач не много, а есть несколько крупных, разделите их, чтобы продвигаться шаг за шагом и иметь возможность ставить галочки.

  1. Создавайте графики и придерживайтесь их

Тайм-менеджмент и самоорганизация дополняют друг друга. Чтобы достичь успеха, вы должны научиться правильно управлять своим временем и придерживаться своих планов. Выясните, сколько времени вам потребуется на выполнение каждой задачи, составьте график и (важно!) не поддавайтесь искушению продлить его.

Устанавливайте сроки, будьте верны себе и научитесь придерживаться планов. Интересно, что задача обычно занимает столько времени, сколько вы тратите на ее выполнение. Если вы не установите крайний срок, то можете затратить неизмеримо много времени.

  1. Установите приоритеты и цели

Ставьте перед собой рабочие цели, которых вы хотите достичь за день, неделю или месяц, и тем самым повысите свою эффективность и мотивацию. Потому что ничто так не мотивирует, как выполнение поставленной перед собой цели. Подумайте о том, чтобы давать себе небольшие награды, чтобы сделать достижение цели более привлекательным.

Расставляйте приоритеты. Так вы избежите стрессовых ситуаций из-за важных незавершенных задач, которые вы упустили из виду. Сначала делайте самое важное, даже если это не обязательно то, что вы любите делать больше всего. Не затягивайте с выполнением, так как это приведет к тому, что у вас не будет достаточно времени, чтобы сделать работу с желаемым качеством.

  1. Научитесь делегировать

Если вы являетесь частью команды, и у вас есть коллеги, которые могут помочь вам в работе, воспользуйтесь этим. Научитесь просить коллег о поддержке. Делегируйте задачи, потому что вы не можете делать все самостоятельно. Оставьте дела, не относящиеся к вашей области, тем, кто знает о них больше.

  1. Оптимально готовьте встречи

Совещания отнимают невероятно много времени и далеко не всегда необходимы. Тщательно подумайте, действительно ли необходима встреча с участием нескольких человек для прояснения темы. Если это так, установите общие правила, чтобы избежать ненужной траты времени. Особенно важно:

Настаивайте на пунктуальности для всех участников.

Назначайте модератора для проведения встречи.

Ограничьте выступления (например, 90 секундами), в течение которых говорящего нельзя прерывать.

  1. Продемонстрируйте настойчивость

Независимо от того, насколько полезными могут быть самоконтроль и тайминг, как только вы привыкаете к определенному способу работы, очень трудно избавиться от этого и отказаться от негативного поведения. Поэтому при использовании методов самоорганизации приходится проявлять настойчивость и с легкостью справляться со случайными неудачами. Вы увидите, что в долгосрочной перспективе вы получите огромную пользу от положительных эффектов.

Вывод

С помощью представленных рекомендаций и высококачественных канцтоваров, таких как блок бумаги для заметок, вы сможете постепенно сделать офисную работу более эффективной и лучше использовать свое время. Благодаря небольшим и крупным изменениям вам удастся навести порядок, что снизит уровень стресса и повысит качество вашего труда. И это то, что, в конечном счете, имеет значение: качественная работа с минимальным дефицитом времени и беззаботная личная жизнь.

 

переглядів: 1 163

Залишити коментар

Ваша e-mail адреса не оприлюднюватиметься. Обов’язкові поля позначені *